南京工业大学短期因公出国（境）管理办法

为了进一步加强对我校教职人员短期因公出国（境）的管理，根据国家有关规定并结合我校的实际情况，特重新制定《南京工业大学短期因公出国（境）管理办法》。

一、管理对象与审批程序

1、 凡我校正式在编教职工执行出国访问考察、合作研究、实习培训、短期讲学、出席国际会议等任务（以下简称因公短期出国出境）、出访期限在3个月以内的均应纳入本办法管理。

2、学校现职校级领导（团组）因公出访，由国际合作处草拟出访请示报告。校级正职领导校长出访由校党委书记签字，校党委书记出访由校长签字；校级副职领导出访，由校党委书记或校长签字，再由国际合作处按相关干部管理权限和规定报送上级主管部门审批备案。

3、学校正副处职干部及以下人员因公出访，需填写《南京工业大学因公出国（境）任务报批表》，经所在单位（部门）及分管校领导签字同意后交由国际合作处上报分管外事工作的副校长审批，并根据有关规定报送上级主管部门审批备案。

4、上级主管部门下达出国（境）任务批件后，由国际合作处通知各申请人办理护照（通行证）和签证（签注）手续。具体办理程序请参照《南京工业大学短期因公出国、赴港澳手续办理流程》（附件一）和《南京工业大学因公赴台手续办理流程》（附件二）。

二、申报材料及因公任务的认定

5、各单位（学院、部、处）申报短期因公出国（境）的项目，应根据教学、科研、学科建设的实际需要，明确任务，严格把关。禁止无实质性内容的出国（境）项目。确有必要的出国（境）项目，应以短时间、少人数、低预算、高效率为原则。从严掌握参加跨地区跨行业团组项目。

6、各单位（学院、部、处）要严格按规定程序逐级上报归口管理部门，对短期因公出国（境）团组及人员的申报事项，签字的负责人要严格审核。在逐级上报归口管理部门中，出访人员及承办人员应诚实、守信。

7、 因公出访必须有明确的公务目的和实质性内容，出

访单位与出访目的必须与出访人员目前的身份相一致。出国参加国际会议及研讨会一般应有论文发表（会议不采用论文形式者除外）。

8、 因公出国必须事先落实出访经费。

9、 申请出国人员必须提供发自目的地国家或地区的合格邀请函、电（有明确的出访目的、出访日期、停留期限及费用负担办法，邀请信需打印在公函纸上，有邀请人签字）及其它办理签证所必须的文件。国际合作处依据邀请信的邀请期限及航线、路程所需，对在外停留期限进行审批。
    10、 参加外单位组团出访的，还须提供组团单位的征求意见函、出访日程、出访费用预算、出国任务通知书和出国任务批件。

11、 有下列情形之一者，一般不予因公派出：

（1） 出国人员的专业与出访任务不相符；

（2） 无权出具任务通知书的协会、中心等所组织的访问考察、研讨会、培训班等出访申请；

（3） 通过因私渠道申请同一国家签证已被拒签者；

（4） 其它不宜因公出访者。

           三、 关于出访经费的管理规定

    12、 由学校提供出访费用（科研经费或行政经费）或国内其它单位提供资助的，由国际合作处根据国家财政部有关规定核定换汇标准，财务处出具换汇单，出国人员凭换汇单及相应的人民币自行到中国银行换取外汇。凡需要使用科研经费的，需经过科技处批准。

13、 凡因公出访由外方提供资助的，若外方提供资助标准已超过国家财政部相应规定的，均不得再从科研经费、行政经费中支付费用。

14、国际合作处专办员赴江苏省外事办公室办理因公护照（赴港澳台通行证）、签证（赴港澳签注）等相关费用由申请人负担。

15、根据中纪委、财政部有关规定和江苏省财政厅等上级部门下发的关于省级机关、事业单位因公出国国际机票定点采购有关事项的通知规定，执行短期因公派出任务的有关人员必须持因公护照出访，出访人员必须到指定售票单位购买国际机票，违者将不予报销出访费用。

16、短期出国（境）团组、人员在外期间，应遵循“勤俭办事”的原则，严格执行各项费用的开支标准，一般不得突破预算标准和出国（境）用汇指标。

17、出国人员回国后须及时前往财务处办理报销和核销手续。回国报销时必须凭单据，并提供国（境）外费用支出明细表。国（境）外开支原则上凭发票报销，如确有些项目无法取得发票的，应提供有关凭证，并由经办人和证明人签字。

18、 未经学校批准出访的，不得在科研经费、行政经费中报销出国费用。

                 四、外事纪律

19、因公出访人员在对外交往中应维护国家利益和学校利益，不做有损国家和学校声誉的事情。因公出访人员在访问考察、出席国际会议、合作研究、留学进修等学术交流及个人对外交往等活动中，不得泄露国家政治、军事、经济和科技秘密；凡是教学、科研、生产中有密级的资料和相关移动电子设备，未经保密主管部门的批准，不得带（寄）往境外进行学术交流，对违规泄密者按国家或学校有关规定处理。

20、因公出访人员预定的出访任务、时间和地点均以江苏省外事办公室下发的出国(境)任务批件为准，不得擅自更改。其中，批文中所述的在外天数是指从我国起飞日期至入境日期的实际天数，不得以任何理由延长。禁止未经批准经停香港、澳门、增访其他国家或地区（特别是《申根协定》国家）。严禁同时携带因公普通护照和因私护照出国（境）。

21、短期因公出国（境）团组、人员对外赠送礼品，要在出国（境）前提出预算；所受外方具有代表性的或较贵重的礼品，应严格按照有关规定登记上交，不得自行处理；短期因公出国（境）团组、人员原则上不在外宴请，如确实需要宴请的，应在出行前向国际合作处提出书面申请。

22、出国（境）人员应于返校后七个工作日内将护照（赴港澳台通行证）缴回国际合作处统一保管并办理有关报销、核销外汇等手续，提交出访总结报告。逾期不办理以上手续的，或在因公出国（境）手续办理过程及出国（境）期间，被发现有令不行、有禁不止、弄虚作假的出（国）境人员，国际合作处在一年内不再受理其因公出国（境）申请；若二级单位出现此类违规现象，国际合作处将有关情况通报学校领导及相关部门。

五、其他

23、申请出国（境）三个月以上的人员，按人事处颁发的有关规定办理相关手续。

24、          本办法由国际合作处负责解释。

25、本办法自学校公布之日起实施。

南京工业大学

2011年11月22日

备注：

 1、 校内出国（境）任务报批表须写明出国/赴港澳时间、事由、经费负担办法，由院系领导签署同意见并盖章；申报材料如系英文件，均须翻译成中文。

 2、 国外/港/澳邀请方正式邀请信应写明出国、赴港/澳目的、时间、期限、经费负担办法等。

3、校级领导出国/赴港澳台由国际合作处拟文上报江苏省人民政府。

4、本科生、研究生出国/赴港澳地区，须分别征得学工处、研究生院同意；

5、教职工出国、赴港澳地区超过3个月须征得人事处和分管人事校领导同意，并签订有关合同（具体事宜，请咨询人事处师资科，电话：83587049）。

6、签证事宜需根据各国使领馆相关政策实时调整，请咨询国际合作处专办员，电话：83587060。

附件二：

南京工业大学因公赴台手续办理流程

备注：

1、校级领导出访台湾仍报江苏省政府审批；

2、本科生、研究生赴台湾地区，须分别征得学工处、研究生院同意；

3、教职工赴台湾地区超过3个月须征得人事处和分管人事校领导同意，并签订有关合同（具体事宜，请咨询人事处师资科，电话：83587049）。 

办理赴台确认件手续

国家部委、省里的厅局或具有组团权的其他各级单位跨地区、跨部委组团赴台，需办理确认手续。申请人需提供以下材料：

1、组团单位出具的赴台任务通知书一式两份（包含原件）；

2、国务院台办立项批复一式两份（包含原件）；

3、邀请函一式两份；

4、在台日程表一式两份；

5、赴台人员审查表一式三份；（请提前到台港澳办领取）

6、南京工业大学出具赴台确认件一式三份（持上述材料至校国际合作处台港澳办时办理）

    申请人持我处办理好的确认件三份及上述其他材料各一份至江苏省台办交流处办理确认手续，加盖省台办公章后返还一份确认件给我办存档，另一份连同赴台人员审查表一份寄送组团单位。 

市公安局出入境管理处办理赴台通行证所需材料

在接到国务院台办任务批件后，赴台人员可持下列材料至南京市公安局出入境管理处（南京市白下区三元巷洪公祠1号，电话：84420004、84420022，办公时间：上午08:00-11:30，下午14:00-17:00，每月末的周日不办公）办理赴台通行证，一般需十个工作日，如时间紧迫，需填写《急事急办申请表》，五个工作日内办结。
办理通行证所需材料如下：
1、国台办批件原件（如因时间紧急，可由省台办确认盖章，持任务批件复印件和省台办确认件到市公安局出入境管理处办理）
2、大陆居民往来台湾地区申请审批表
3、入台旅行证副本（带蓝色图章）及复印件、邀请信
4、身份证、身份证复印件、户口本、户口本复印件（需复印现住地址页和本人资料页，并和身份证复印在同一张A4纸上）、两寸正面单人免冠白底彩照两张（须在公安局指定的康宁照相馆拍照，立等可取）、人民币若干
备注：副厅级以上人员还需提交江苏省政府办文单。